1. Le contrat type réglementé
Depuis le décret du 26 mars 2015, le contrat de syndic suit un modèle type. Il distingue une gestion courante, couverte par un forfait annuel, et une liste limitative de prestations particulières facturables en supplément.
Cette structure est la même chez tous les syndics : un contrat qui s'en écarte trop mérite une vérification. Ce qui varie réellement d'un prestataire à l'autre, c'est le montant du forfait, la longueur de la liste des prestations particulières et leur tarif unitaire.
2. La durée du mandat
Le mandat est conclu pour une durée déterminée, comprise entre un et trois ans. Il ne se renouvelle pas automatiquement : l'assemblée doit revoter la désignation avant l'échéance, sur la base d'un nouveau contrat ou d'une reconduction expresse.
Une durée plus courte laisse plus de souplesse pour remettre le contrat en concurrence ; une durée plus longue peut sécuriser un tarif, à condition que les prestations restent clairement définies sur toute la période.
3. La date de prise d'effet et la date d'échéance
Le contrat doit indiquer une date de prise d'effet précise et une date d'échéance, et non une durée exprimée seulement en mois à compter du vote. Ces deux dates figurent aussi au procès-verbal de l'assemblée qui a désigné le syndic.
C'est cette date d'échéance, et non la date de signature du contrat, qui conditionne le calendrier d'une éventuelle mise en concurrence ou d'un changement de syndic.
4. Les honoraires de gestion courante
Le forfait annuel couvre la gestion courante : tenue de la comptabilité, appels de fonds, une assemblée générale annuelle, visites de l'immeuble, gestion du personnel et suivi des contrats en cours.
Le nombre de visites et le nombre d'assemblées inclus dans le forfait doivent être chiffrés noir sur blanc. Un forfait « visites incluses » sans précision de fréquence n'engage à rien.
- Ramenez toujours le forfait à un coût annuel par lot pour comparer deux propositions.
- Vérifiez le nombre de visites de l'immeuble prévues et le nombre d'assemblées incluses.
- Contrôlez si les convocations, photocopies et frais d’affranchissement sont inclus ou refacturés.
5. Les prestations particulières facturées en supplément
La liste des prestations particulières est encadrée par le contrat type : assemblées supplémentaires, états datés, mises en demeure, relances d'impayés, immatriculation, prestations liées aux mutations de lots.
C'est sur cette liste que se creuse l'écart entre le prix affiché et le coût réel supporté par la copropriété. Demandez le tarif unitaire de chaque ligne et confrontez-le à ce que votre immeuble consomme réellement chaque année.
6. Les honoraires de travaux
Le suivi des travaux votés est rémunéré par un honoraire spécifique, généralement exprimé en pourcentage du montant hors taxes des travaux. Ce pourcentage doit figurer au contrat et être présenté au vote de l'assemblée avec le devis.
Vérifiez son assiette : certains contrats appliquent le pourcentage à l'ensemble de l'opération, y compris les honoraires de maîtrise d'œuvre, ce qui gonfle sensiblement la facture finale.
7. La révision des honoraires
Le contrat prévoit en général une clause d'indexation annuelle des honoraires, souvent adossée à un indice publié. Cette révision s'applique automatiquement à la date anniversaire, sans nouveau vote, sauf si le contrat en dispose autrement.
Un contrat qui reste silencieux sur la révision, ou qui prévoit une hausse discrétionnaire, mérite d'être renégocié avant signature plutôt que découvert en cours de mandat.
8. Le renouvellement du mandat
Le renouvellement n'est jamais automatique : il suppose une nouvelle désignation votée en assemblée générale, avec un contrat annexé à la convocation, qu'il s'agisse d'une reconduction à l'identique ou d'un nouveau contrat.
Le conseil syndical a intérêt à examiner le bilan du mandat écoulé avant l'échéance, pour arbitrer entre reconduction, renégociation ou mise en concurrence.
9. La résiliation du contrat
Les conditions de résiliation en cours de mandat, en cas de manquement du syndic, doivent être précisées au contrat : préavis, formalisme de la mise en demeure, conséquences financières éventuelles.
Une résiliation anticipée reste plus complexe qu'un simple non-renouvellement à l'échéance : elle suppose souvent de démontrer un manquement caractérisé du syndic à ses obligations contractuelles.
10. Le changement de syndic
À l'échéance du mandat, changer de syndic ne nécessite ni motif ni justification : il suffit qu'un nouveau contrat soit annexé à la convocation et voté selon les règles de majorité applicables à la désignation du syndic.
Notre guide dédié détaille chaque étape de cette procédure : mise en concurrence, inscription à l'ordre du jour, vote, puis transfert des archives et de la trésorerie.
11. Les documents à récupérer
En fin de mandat, l'ancien syndic doit remettre l'ensemble des documents et archives du syndicat : comptabilité, contrats en cours, carnet d'entretien, diagnostics, correspondances significatives et situation de trésorerie.
- Comptes bancaires du syndicat et relevés associés.
- Contrats fournisseurs et assurances en cours de validité.
- Carnet d’entretien, diagnostics techniques et procès-verbaux d’assemblées.
- États des impayés et procédures de recouvrement engagées.
12. Les clauses à vérifier avant de voter
Quelques points méritent une lecture attentive avant l'assemblée, car ils déterminent le coût et la qualité du service pendant toute la durée du mandat.
- Délai d'engagement de prise en charge des demandes et interlocuteur identifié.
- Modalités d’accès en ligne aux comptes, contrats et pièces justificatives.
- Frais de reprise et de numérisation des archives en début de mandat.
- Conditions de résiliation et de transfert du dossier en fin de mandat.
- Compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
13. Les questions à poser au syndic
Avant de voter, faites préciser par écrit les réponses aux questions suivantes. Elles permettent de comparer deux contrats sur des bases identiques, plutôt que sur un prix affiché isolé.
- Quelle est la durée exacte du mandat proposé ?
- Quelle est la date de prise d'effet du contrat ?
- Quelle est la date d'échéance précise du mandat ?
- Combien de visites d'immeuble sont incluses dans le forfait ?
- Combien d'assemblées générales sont incluses dans le forfait annuel ?
- Les convocations sont-elles incluses ou facturées en supplément ?
- Les photocopies sont-elles incluses ou facturées en supplément ?
- Les frais d'affranchissement sont-ils inclus dans le forfait ?
- Quel est le taux des honoraires de travaux et sur quelle assiette s'applique-t-il ?
- Comment le conseil syndical accède-t-il aux comptes et aux pièces justificatives ?
- Quels sont les délais de traitement annoncés pour une demande courante ou urgente ?
- Un interlocuteur nommément identifié est-il attribué à la copropriété ?
- Des frais de reprise ou de numérisation des archives sont-ils facturés en début de mandat ?
- Quelles sont les conditions de résiliation du contrat en cours de mandat ?
- Quel est le délai de transfert des archives en cas de changement de syndic ?
14. Comment comparer plusieurs contrats
Un contrat ne se compare pas sur le seul montant du forfait affiché. Ramenez chaque proposition à un coût annuel par lot, en y ajoutant une estimation réaliste des prestations particulières que votre copropriété consomme habituellement (mutations, relances, assemblées supplémentaires).
Notre page tarifs détaille la structure de nos honoraires ; pour une lecture comparée de votre contrat actuel, vous pouvez nous transmettre le document en vue d'une étude.
Questions fréquentes
- Le contrat de syndic peut-il être modifié en cours de mandat ?
- Non. Les honoraires et le périmètre votés en assemblée s'appliquent pour toute la durée du mandat. Toute modification suppose un nouveau vote.
- Le compte bancaire séparé est-il obligatoire ?
- Oui, sauf dispense votée à la majorité de l'article 25 dans les copropriétés de moins de seize lots principaux. Le compte doit être ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.
- Que se passe-t-il si le mandat arrive à échéance sans nouveau vote ?
- Le syndic n'est plus habilité. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut convoquer une assemblée, et à défaut demander la désignation d'un administrateur provisoire au tribunal judiciaire.
- Peut-on négocier les honoraires avant de voter ?
- Oui. Le contrat annexé à la convocation reste une proposition tant qu'il n'est pas voté : le conseil syndical peut demander des ajustements avant l'assemblée.
Ce guide présente le cadre général de la copropriété en France à titre informatif. Il ne remplace pas l'analyse de votre contrat de syndic ni un conseil professionnel adapté à votre situation.