Politique de confidentialité

Le responsable de traitement est SARL Owen Syndic. Les informations d'identification complètes figurent dans les mentions légales.

• Demandes de contact et d'étude : nom, prénom, e-mail, téléphone, ville, informations sur la copropriété. Finalité : répondre à la demande et établir une proposition. Base légale : mesures précontractuelles et intérêt légitime.
• Compte et espace client : identité, coordonnées, rôle dans la copropriété, lots détenus. Finalité : fournir le service de gestion. Base légale : exécution du contrat.
• Gestion de la copropriété : documents, appels de fonds, paiements, échanges, votes en assemblée. Finalité : exécution du mandat de syndic. Base légale : contrat et obligations légales.
• Support : messages et pièces jointes transmis. Finalité : traitement des demandes d'assistance. Base légale : intérêt légitime.
• Extraction assistée de documents de copropriété : contenu des règlements de copropriété et états descriptifs de division déposés en vue de la reprise d'un mandat (numéros et types de lots, tantièmes, bâtiments, et les noms de personnes qui peuvent figurer dans ces documents). Finalité : lecture automatisée du document pour pré-remplir le registre des lots, sous contrôle humain obligatoire avant tout enregistrement. Base légale : exécution du contrat de syndic et intérêt légitime à la fiabilité de la reprise. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise de manière automatisée : les tantièmes extraits doivent être vérifiés et certifiés par un gestionnaire avant d'être enregistrés.

Nous constituons un fichier de prospection à destination des professionnels (syndics en exercice, conseils syndicaux et copropriétés) à partir de données que nous n'avons pas collectées auprès des personnes concernées. Conformément à l'article 14 du RGPD, les informations suivantes sont portées à votre connaissance.

• Source des données : Registre national d'immatriculation des copropriétés, publié en données ouvertes par l'Agence nationale de l'habitat sur data.gouv.fr, ainsi que, le cas échéant, les coordonnées professionnelles publiquement diffusées par le cabinet concerné.
• Catégories de données : identification de la copropriété (numéro d'immatriculation, nom d'usage, adresse, nombre de lots, période de construction), identité et coordonnées professionnelles du représentant légal ou du syndic (raison sociale, SIRET, commune), date de fin du dernier mandat, et, lorsqu'un échange a lieu, les coordonnées du contact (nom, e-mail, téléphone) ainsi que l'historique de nos échanges.
• Finalité : identifier les copropriétés dont le mandat de syndic arrive à échéance, leur adresser une présentation de nos services et, à leur demande, établir une proposition tarifaire.
• Base légale : intérêt légitime de SARL Owen Syndic à développer son activité auprès de professionnels et de copropriétés en phase de mise en concurrence de leur syndic (article 6.1.f du RGPD). Cet intérêt est mis en balance avec vos droits : la prospection est strictement professionnelle, limitée aux données du registre public, et cesse à première demande.
• Durée de conservation : les prospects non convertis sont conservés au maximum trois ans à compter du dernier contact, puis supprimés. Les données des prospects devenus clients basculent dans le régime contractuel décrit ci-dessus. Les mentions inscrites sur notre liste d'exclusion sont conservées le temps nécessaire au respect de votre opposition.
• Opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, sans motif, à toute prospection. Chaque courrier et chaque e-mail que nous vous adressons porte l'adresse à laquelle exercer ce droit. La copropriété et les coordonnées concernées sont alors inscrites sur une liste d'exclusion, respectée par toutes nos recherches ultérieures : elles ne ressortent plus de notre outil de prospection et ne font plus l'objet d'aucune sollicitation.

Les données sont accessibles aux équipes internes habilitées et, le cas échéant, aux prestataires techniques agissant comme sous-traitants, ainsi qu'aux tiers auxquels la loi impose une communication. Nos sous-traitants et la localisation réelle des traitements sont les suivants :

• Supabase (hébergement de la base de données et des fichiers) : serveurs situés en Europe (Amazon Web Services, région Europe/Zurich, Suisse — pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par la Commission européenne).
• Lovable (édition et exploitation de la plateforme, passerelle d'intelligence artificielle) : acheminement des requêtes d'extraction documentaire vers le fournisseur de modèle.
• Google (modèles Gemini, via la passerelle Lovable) : lecture du contenu des règlements de copropriété et états descriptifs de division transmis pour extraction. Ce traitement peut être réalisé en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne conclues avec nos sous-traitants. Les documents ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles.
• Resend (envoi des e-mails transactionnels) : adresses e-mail et contenu des notifications.

Les documents déposés pour extraction sont supprimés du stockage temporaire d'import immédiatement après l'analyse. Si vous ne souhaitez pas que vos documents fassent l'objet d'une extraction assistée, la reprise peut être réalisée par saisie manuelle : indiquez-le nous par e-mail.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits de SARL Owen Syndic. Les données contractuelles et comptables sont conservées pendant la durée du contrat, puis selon les obligations légales d'archivage applicables. Les comptes utilisateurs sont conservés pendant la durée de la relation, puis supprimés ou anonymisés.

Les accès sont authentifiés et cloisonnés par rôle. La plateforme, sa base de données et les documents sont hébergés en Europe, et les échanges sont chiffrés en transit. Les documents sensibles sont stockés dans des espaces privés accessibles uniquement aux personnes habilitées. Seule l'extraction assistée de documents décrite ci-dessus peut donner lieu à un traitement hors Union européenne, limité au contenu du document transmis.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Vous pouvez exercer ces droits via le formulaire dédié. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

L'utilisation des traceurs est détaillée dans la page de gestion des cookies.