1. Vérifier la date d’échéance du mandat
Le mandat du syndic est conclu pour une durée déterminée, généralement d'un à trois ans. Le changement se décide en assemblée générale, avant l'échéance du contrat en cours.
Repérez la date de fin de mandat sur le procès-verbal de l'assemblée qui l'a désigné : c'est elle qui fixe votre calendrier, pas la date anniversaire du contrat signé.
2. Mettre en concurrence
Le conseil syndical procède à la mise en concurrence des contrats de syndic avant l'assemblée. En pratique, il suffit de demander deux ou trois propositions comparables : durée, honoraires de base, prestations facturées en supplément.
- Demandez systématiquement la liste des prestations hors forfait.
- Comparez le coût annuel par lot, pas le prix affiché.
- Vérifiez qui répond et sous quel délai en cas d’urgence.
3. Faire inscrire la question à l’ordre du jour
La désignation d'un nouveau syndic doit figurer explicitement à l'ordre du jour, avec le contrat annexé à la convocation. Un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander cette inscription au syndic en place, par lettre recommandée ou tout moyen conférant date certaine.
Le contrat du candidat doit être joint à la convocation : sans lui, le vote est fragile.
4. Voter en assemblée générale
La désignation du syndic se vote à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Si la majorité n'est pas atteinte mais que le projet a recueilli au moins un tiers des voix, un second vote peut intervenir immédiatement à la majorité simple des présents et représentés.
5. Récupérer les archives et la trésorerie
C'est l'étape qui traîne le plus. L'ancien syndic doit remettre au nouveau la situation de trésorerie, les références bancaires et l'ensemble des documents et archives du syndicat, puis le solde des fonds et les pièces comptables dans les délais prévus par la réglementation.
Documentez chaque relance : c'est ce qui permet ensuite d'obtenir la remise sous astreinte si nécessaire.
- Compte bancaire séparé du syndicat et relevés associés.
- Carnet d’entretien, diagnostics et contrats en cours.
- États des impayés et procédures de recouvrement engagées.
Questions fréquentes
- Faut-il attendre la fin du mandat pour changer de syndic ?
- Non. La décision se prend en assemblée générale ; elle prend effet à la date fixée par la résolution, généralement à l'échéance du mandat en cours pour éviter toute indemnité.
- Combien de temps prend le transfert du dossier ?
- Le transfert des documents et de la trésorerie s'échelonne sur quelques semaines après la prise de fonction. Chez O.W.E.N., la reprise du dossier est pilotée avec un état d'avancement visible par le conseil syndical.
Ce guide présente le cadre général de la copropriété en France à titre informatif. Il ne remplace pas l'analyse de votre règlement de copropriété ni un conseil juridique personnalisé.